8. Оформление личного дела

Оформление личного дела осуществляется только в том случае, если сама процедура ведения личных дел предусмотрена работодателем. Здесь очень важно то, поскольку личное дело не причислено к обязательным процедурам, то его оформление полностью отдаётся на усмотрение работодателя.

Иными словами, единой формы оформления личного дела просто не предусмотрено. Другой случай, когда работник подпадает под категорию, для которой ведение личного дела установлено нормативно-правовыми актами.

В целом личное дело представляет собой множество документов, в которых содержатся все имеющиеся о работнике и его трудовой деятельности сведения. Изначально личное дело составляется из документов, которые оформляются при приёме на работу. Как правило, это следующие бумаги: внутренняя опись, личный листок по учету кадров и дополнение к нему, автобиография работника, а также копии его личных документов.

При заведении личного дела первой должна быть оформлена внутренняя опись документов личного дела. И в последующем при дополнении личного дела новыми документами, все эти операции фиксируются во внутренней описи. Форма внутренней описи свободная.

После внутренней описи можно начинать оформлять личный листок по учёту кадров с последующим помещением его в дело. Личный листок по учёту кадров также может быть совершенно произвольной формы, он заполняется самолично работником и от руки, в нём не должно быть никаких сокращений, зачёркиваний и помарок. Работником кадровой службы, принимающим этот листок, должна быть проведена проверка полноты его заполнения и верности указанной информации.

Дополнение к личному листку по учёту кадров также создаётся в произвольной форме, удобной для работодателя. Этот документ заполняется уже работником кадровой службы.

Автобиография нового сотрудника для подшивки её в личное дело должна содержать в себе краткое описание ключевых этапов жизнедеятельности нанимаемого лица. Согласно жанру, данная информация указывается в хронологическом порядке. Этот документ обычно составляется самим работником от руки. В обязательном порядке автобиография сотрудника должна содержать в себе такие сведения, как ФИО, дата и место рождения, информация о родителях, сведения о составе семьи, образование, дата начала трудовой деятельности, участие в общественной работе, состояние воинской обязанности, правительственные награды, если они есть, поощрения. В конце автобиографии указывается домашний адрес и телефон, дата составления биографии и ставится подпись работника.

Следующими в личное дело помещаются заверенные копии документов работника: как личных, так и связанных с новым местом работы, к примеру, приказ о приёме на работу. Все копии документов должны быть заверенными.
И в заключении всего личное дело следует зарегистрировать в Книге учёта личных дел.

Опрос

Пользуетесь ли вы оружием?